牛津女学者告诉你时间怎么用

作为“每天不睡满8-9小时会死”星人，我真心羡慕这样天然不需要长时间睡眠的人，因为他们通常精力更充沛，也能做更多的事情。我记得大学时代整个专业成绩最好的女孩子就是这样的人，她每天只要5小时睡眠就够了，而她也常常跟我们说，人只要5小时睡眠就够了，然后，不到30岁的她，已经在香港某大学当老师好几年，说不定已经升副教授了……

除了这些天然不用睡觉的人，统治这个世界的还有另外一种人，就是效率奇葩。比如这届牛津MBA班上有个哈佛大学的讲师（哈佛讲师还来读MBA, 本身也挺奇葩的），在众多学霸吐槽MBA学业压力太繁重课程太多作业太多项目太多的时候，他却表示，MBA只是他在牛津做的三件事情之一，此外他还腾出时间做另外两件也很不容易的事情——写书和做自己的文化咨询项目。于是，我当时就对这个已经40出头的哈佛讲师的时间利用率产生了极大的好奇，他究竟是怎么做到在不牺牲睡眠的同时，兼顾这三件颇有挑战性的事情的？对此，我专门请教了哈佛讲师，此外我也专门去参加了时间管理的workshop，希望能找到我们的“效率杀手”，以及如何拯救我们效率的方法，作为一个效率低下的懒癌晚期患者，我觉得很受益。

▲除了上课、听讲座、写作业、参加各种社交活动，很多同学早上6点起来进行赛艇训练

你的效率毁在哪你知道吗？

哈佛讲师说，自己主要是减少碎片化的时间，而把时间都凑成整块的，去完成一些大的事情。比如，他不用Facebook, 只用邮件和电话，此外，他也不参加许多社交活动，但是他踢足球，这样既可以锻炼身体，也可以社交。在他看来，我们浪费时间的原因就是时间的碎片化，以及许多低效的社交活动。

和他表达类似观点的还有我的瑜伽老师Sophie。她在商学院开一门课，叫做“商业与冥想”，专门教企业家如何提高效率。和她交谈的过程中，我总结出的一个关键词，就是mindfulness, 所谓的mindfulness就是在做一件事情的时候全心专注于此，而在Sophie看来，许多企业家效率不高的原因，也就是因为他们总是害怕错过一些信息，所以和客户谈的时候不停接所谓的重要电话，影响了会谈，回公司开会的时候又想着刚才和客户谈判哪里没处理好，影响了开会……

前几天，我去参加了学校里一个关于时间和压力管理的workshop，老师一开始就直截了当地说，我们效率底下的原因就是太贪心，想做太多的事情，其实所谓的提高效率，不是说本来一个月写一篇论文，现在要写两篇，而是如何让那一篇论文在更短的时间内更有效地去完成。“毕竟，人的个体差异很大，制定一个不切实际的目标，只会让你的时间管理变得无效。”

▲牛津里有太多值得花时间去探索的地方，这是Christ Church学院吃formal dinner的餐厅，哈利波特曾在这里拍摄

“ 应该先做‘紧急但不重要’还是‘不紧急但重要’的事？"

在方法论这个视角上，workshop的老师Barbara给出的建议，就是把事情分为“紧急而重要”、“紧急不重要”、“不紧急但重要”、“不紧急不重要”四项，其中，“不紧急但重要”的事情最应当引起我们警觉，因为它们不紧急，往往容易被我们忽略，久而久之，这个目标就永远达不到。比如想学习一门外语，但是每天一忙，就觉得“抽不出”时间给它。对此，Barbara的建议是，如果有可能，反而要把这种“重要而不紧急”的事情的放在“紧急”的事情前面，后者因为有急迫感，我们是一定会想方设法去完成的。

这其中，最折磨人的可能就是“紧急但不重要”的事情了，比如说，朋友要求帮忙，这件事可能对他/她来说很重要，但是对你来说不重要，却要花费你很多时间。怎么办？Barbara认为，提高效率不是说让我们成为冷漠的人，但是“烂好人”却也同样不值当。如果仅仅是碍于情面而去做，不如直截了当地告诉朋友你没法做，然后再解释和道歉。

Sophie提到的mindfulness的方法也非常重要，就是如果决定了做一件事情，就专注于此。对此，她提到，从一件事情转换到另一件的过程非常重要，比如，我们可以把想做的全部事情先写下来，这样就不会因为害怕忘记，而在做一件事情的过程中插入另一件事情；而我们也可以通过慢走等方式（其实也是一种冥想），总结梳理上一件事情，同时为下一件事情清空头脑。有时候，在烦躁忙乱的情况下虽然做了好几件事情，但其实质量都不高，还不如短暂停下来，再投入进去。

▲博物馆的蝴蝶

“ 为什么西方人喜欢用邮件？”

我在来英国之前，就感觉到西方人很喜欢用邮件，邮箱比电话号码都好用，来了英国更感觉如此。显而易见，相比打电话，写邮件的过程更需要人的思考和提炼，所以我有个企业家朋友，每次接单她都要求中国客户用邮件把想要的内容写给她，她觉得这样他们会想好了再说，而不会像打电话那样，自己都不知道要什么，东一榔头西一锤子，变来变去。明确的表达，也有利于提高沟通效率。

邮件的另外一个好处是不会打扰别人的工作安排。在中国，大家都喜欢打电话，这样的好处当然就是提高了优先级，但其实，如果别人恰好在做另外一件事情，或者在毫无准备的情况下接的电话，效率其实是不高的，我自己就有深刻的体会。所以我现在在英国，一个比较大的改变就是尽量保证整块的时间去工作，然后专门留出一段时间集中处理各种邮件以及来自国内的微信信息，尽量避免时间的碎片化。

▲鬼故事之旅

不过，无论在国内还是在英国，无论用邮件还是用电话，我觉得在公司里，影响效率很大的一个原因就是层级之间的不透明。比如，A董事长圣诞前夕要回家，从英国到法国，让B秘书买一张机票，但是B接收到的指令只是买一张机票，于是她花了很多时间去买，但是因为圣诞前夕的机票太难买了，她没买到。其实，要是B秘书知道A董事长只是想回家，那么她可能就会同时提交好几种可行方案，比如买火车票、大巴票之类的，事情也可以更有效地解决。但事实却往往是，因为层级间的不透明，白白浪费了下级员工许多时间精力。

我曾经采访过的一家中国互联网公司，在这方面做得好。他们从总裁到最底层的小员工，工作日程表都是共享的，我当时约总裁的采访，接待我的副总裁说，都不用问董事长的时间，直接看一下他的日程表就可以，哪天有空就直接把我的采访邀约写进去，他自己也马上会看到。反之，总裁约员工之前也是先看一下对方的日程表，选择两个人都有空的时间，因为很有可能总裁挑选的日子，员工需要去和重要的客户约见，或者有别的重要事情，而碍于上下级关系，员工也往往会推掉这些约见去见总裁，这样反而影响了工作效率。

▲参加Oxford Union的活动

最后，说一些跟我一样的懒人喜欢听的话：我在workshop上遇到一个俄罗斯姑娘，牛津的博士后在读，她说，自己每天不睡8-9个小时绝对不行。然后我们就探讨了一下，觉得像我们这样的人因为睡饱了，通常性格温和脾气好，而那些每天睡4、5个小时的人，虽然更容易取得一些成就，但是在人际关系方面说不定也会存在一些问题，因为他们通常野心勃勃，脾气会比较大，颐指气使……然后我们就谈到了邓文迪，谈到了其他那些在工作上有成就，却在人际关系上出现问题的人们。之后，俄罗斯姑娘对我说，“天哪，这么看起来，我们还是继续睡足8、9个小时吧！”