首页> 社区> 留学经验> 留学生活> 牛津女学者告诉你时间怎么用

作为“每天不睡满8-9小时会死”星人,我真心羡慕这样天然不需要长时间睡眠的人,因为他们通常精力更充沛,也能做更多的事情。我记得大学时代整个专业成绩最好的女孩子就是这样的人,她每天只要5小时睡眠就够了,而她也常常跟我们说,人只要5小时睡眠就够了,然后,不到30岁的她,已经在香港某大学当老师好几年,说不定已经升副教授了……

 

除了这些天然不用睡觉的人,统治这个世界的还有另外一种人,就是效率奇葩。比如这届牛津MBA班上有个哈佛大学的讲师(哈佛讲师还来读MBA, 本身也挺奇葩的),在众多学霸吐槽MBA学业压力太繁重课程太多作业太多项目太多的时候,他却表示,MBA只是他在牛津做的三件事情之一,此外他还腾出时间做另外两件也很不容易的事情——写书和做自己的文化咨询项目。于是,我当时就对这个已经40出头的哈佛讲师的时间利用率产生了极大的好奇,他究竟是怎么做到在不牺牲睡眠的同时,兼顾这三件颇有挑战性的事情的?对此,我专门请教了哈佛讲师,此外我也专门去参加了时间管理的workshop,希望能找到我们的“效率杀手”,以及如何拯救我们效率的方法,作为一个效率低下的懒癌晚期患者,我觉得很受益。

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▲除了上课、听讲座、写作业、参加各种社交活动,很多同学早上6点起来进行赛艇训练

 

你的效率毁在哪你知道吗?

哈佛讲师说,自己主要是减少碎片化的时间,而把时间都凑成整块的,去完成一些大的事情。比如,他不用Facebook, 只用邮件和电话,此外,他也不参加许多社交活动,但是他踢足球,这样既可以锻炼身体,也可以社交。在他看来,我们浪费时间的原因就是时间的碎片化,以及许多低效的社交活动。

 

和他表达类似观点的还有我的瑜伽老师Sophie。她在商学院开一门课,叫做“商业与冥想”,专门教企业家如何提高效率。和她交谈的过程中,我总结出的一个关键词,就是mindfulness, 所谓的mindfulness就是在做一件事情的时候全心专注于此,而在Sophie看来,许多企业家效率不高的原因,也就是因为他们总是害怕错过一些信息,所以和客户谈的时候不停接所谓的重要电话,影响了会谈,回公司开会的时候又想着刚才和客户谈判哪里没处理好,影响了开会……

 

前几天,我去参加了学校里一个关于时间和压力管理的workshop,老师一开始就直截了当地说,我们效率底下的原因就是太贪心,想做太多的事情,其实所谓的提高效率,不是说本来一个月写一篇论文,现在要写两篇,而是如何让那一篇论文在更短的时间内更有效地去完成。“毕竟,人的个体差异很大,制定一个不切实际的目标,只会让你的时间管理变得无效。”

 

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▲牛津里有太多值得花时间去探索的地方,这是Christ Church学院吃formal dinner的餐厅,哈利波特曾在这里拍摄

 

“ 应该先做‘紧急但不重要’还是‘不紧急但重要’的事?"

在方法论这个视角上,workshop的老师Barbara给出的建议,就是把事情分为“紧急而重要”、“紧急不重要”、“不紧急但重要”、“不紧急不重要”四项,其中,“不紧急但重要”的事情最应当引起我们警觉,因为它们不紧急,往往容易被我们忽略,久而久之,这个目标就永远达不到。比如想学习一门外语,但是每天一忙,就觉得“抽不出”时间给它。对此,Barbara的建议是,如果有可能,反而要把这种“重要而不紧急”的事情的放在“紧急”的事情前面,后者因为有急迫感,我们是一定会想方设法去完成的。

 

这其中,最折磨人的可能就是“紧急但不重要”的事情了,比如说,朋友要求帮忙,这件事可能对他/她来说很重要,但是对你来说不重要,却要花费你很多时间。怎么办?Barbara认为,提高效率不是说让我们成为冷漠的人,但是“烂好人”却也同样不值当。如果仅仅是碍于情面而去做,不如直截了当地告诉朋友你没法做,然后再解释和道歉。

 

Sophie提到的mindfulness的方法也非常重要,就是如果决定了做一件事情,就专注于此。对此,她提到,从一件事情转换到另一件的过程非常重要,比如,我们可以把想做的全部事情先写下来,这样就不会因为害怕忘记,而在做一件事情的过程中插入另一件事情;而我们也可以通过慢走等方式(其实也是一种冥想),总结梳理上一件事情,同时为下一件事情清空头脑。有时候,在烦躁忙乱的情况下虽然做了好几件事情,但其实质量都不高,还不如短暂停下来,再投入进去。

 

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▲博物馆的蝴蝶

“ 为什么西方人喜欢用邮件?”

我在来英国之前,就感觉到西方人很喜欢用邮件,邮箱比电话号码都好用,来了英国更感觉如此。显而易见,相比打电话,写邮件的过程更需要人的思考和提炼,所以我有个企业家朋友,每次接单她都要求中国客户用邮件把想要的内容写给她,她觉得这样他们会想好了再说,而不会像打电话那样,自己都不知道要什么,东一榔头西一锤子,变来变去。明确的表达,也有利于提高沟通效率。

 

邮件的另外一个好处是不会打扰别人的工作安排。在中国,大家都喜欢打电话,这样的好处当然就是提高了优先级,但其实,如果别人恰好在做另外一件事情,或者在毫无准备的情况下接的电话,效率其实是不高的,我自己就有深刻的体会。所以我现在在英国,一个比较大的改变就是尽量保证整块的时间去工作,然后专门留出一段时间集中处理各种邮件以及来自国内的微信信息,尽量避免时间的碎片化。

 

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▲鬼故事之旅

 

不过,无论在国内还是在英国,无论用邮件还是用电话,我觉得在公司里,影响效率很大的一个原因就是层级之间的不透明。比如,A董事长圣诞前夕要回家,从英国到法国,让B秘书买一张机票,但是B接收到的指令只是买一张机票,于是她花了很多时间去买,但是因为圣诞前夕的机票太难买了,她没买到。其实,要是B秘书知道A董事长只是想回家,那么她可能就会同时提交好几种可行方案,比如买火车票、大巴票之类的,事情也可以更有效地解决。但事实却往往是,因为层级间的不透明,白白浪费了下级员工许多时间精力。

 

我曾经采访过的一家中国互联网公司,在这方面做得好。他们从总裁到最底层的小员工,工作日程表都是共享的,我当时约总裁的采访,接待我的副总裁说,都不用问董事长的时间,直接看一下他的日程表就可以,哪天有空就直接把我的采访邀约写进去,他自己也马上会看到。反之,总裁约员工之前也是先看一下对方的日程表,选择两个人都有空的时间,因为很有可能总裁挑选的日子,员工需要去和重要的客户约见,或者有别的重要事情,而碍于上下级关系,员工也往往会推掉这些约见去见总裁,这样反而影响了工作效率。

 

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▲参加Oxford Union的活动

 

最后,说一些跟我一样的懒人喜欢听的话:我在workshop上遇到一个俄罗斯姑娘,牛津的博士后在读,她说,自己每天不睡8-9个小时绝对不行。然后我们就探讨了一下,觉得像我们这样的人因为睡饱了,通常性格温和脾气好,而那些每天睡4、5个小时的人,虽然更容易取得一些成就,但是在人际关系方面说不定也会存在一些问题,因为他们通常野心勃勃,脾气会比较大,颐指气使……然后我们就谈到了邓文迪,谈到了其他那些在工作上有成就,却在人际关系上出现问题的人们。之后,俄罗斯姑娘对我说,“天哪,这么看起来,我们还是继续睡足8、9个小时吧!”

 
 
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